Una de las prácticas más ventajosas a la hora de incorporar personal a nuestra empresa es hacerle entrega de un manual de incorporación.
Los manuales de incorporación tienen una función esencial: transmitir las normas y la filosofía de la empresa al recién llegado. Esto que habitualmente se hacía durante una primera charla con el jefe y el roce con los compañeros después, se suaviza grandemente con la entrega y firma del libro.
He visto muchos tipos de libros. Algunos hechos al azar, por moda. Los hay completamente alineados con la visión y misión de la empresa. Otros son simples recopilaciones de obligaciones y normas para ser fimadas. También se dan los que simplemente presentan a la empresa y no sirven absolutamente para nada.
Nuestro manual de empresa ha de ser un recurso eficaz, un complemento al contrato y una guía de dudas. Aunque no necesariamente en este orden y entre otros, debe recoger los siguientes datos:
- Presentación resumida de la empresa. Quién es, a qué se dedica, tamaño, etc. Estos datos permiten dimensionarse al trabajador. No hay que olvidar que este recién llegado tiene familia, amigos, gente a la que dar explicaciones.
- Misión de la empresa. Objetivos a medio y largo plazo. La presentación del camino a seguir se ha de producir cuanto antes.
- Organigrama de la empresa. Es muy importante que cada uno sepa quién es dentro de la organización y a quién reporta.
- Normas de obligado cumplimiento. Forman parte de la filosofía de la empresa. La firma del manual de empresa tiene que ser obligatoria.
- Normas de calidad que afectan al área donde se incorpora. Demuestran un modo de trabajar, de tratar al cliente, de fabricar o de cumplir con los objetivos marcados usando un camino y no otro diferente. Este apartado siempre invita a la reflexión, proponiendo nuevas formas de hacer las cosas o criticándolas constructivamente.
- Normas de seguridad e higiene. Datos de mutuas o centros asociados.
- Vías de comunicación con los distintos departamentos
Si aún no se tiene implementado este libro, siempre es adecuado proponer una fecha cero para que todo el personal lo tenga y lo acepte como suyo. Previamentehay que tratarlo con todos los órganos de la empresa afectados, claro (comités, dirección de RRHH, mandos medios, etc).
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